Lika ofta som jag träffar en lyrisk medarbetare som gläds åt friheten att delvis kunna arbeta hemifrån, träffar jag en frustrerad ledare som förtvivlas över svårigheten att samla sitt team. Vem har företräde i hybridarbetet när viljorna krockar, Laget eller Jaget?
Laget vs Jaget
”Varje utökning av friheten att råda över sin egen tid medför en motsvarande minskning av möjligheterna att samordna sin tid med andras” är en klok reflektion*. Det är precis denna motsättning vi nu ser i arbetslivet som en konsekvens av vårt hybridarbete. Vi brottas mellan individens behov och önskan att fritt kunna välja arbetsplats och en organisations och ledares behov och önskan att samla grupper av medarbetare. Jag upplever att detta är en av våra absolut största hybrid-utmaningar.
För om alla medarbetare, vid varje givet tillfälle, utifrån sina personliga prioriteringar, kan välja plats att arbeta ifrån, blir det praktiskt taget omöjligt att få en hel grupp att träffas fysiskt. Och även den mest entusiastiske digitala nomaden kan säkert skriva under på att det finns ett mervärde i att ibland träffa sina kollegor IRL. Så när, var och hur ofta ska vi ses?
Det planerade mötets förutsättningar
Planerade möten borde vi rimligen kunna planera för, d.v.s. att om en mötesarrangör bjuder in till ett fysiskt möte, därför att denne har gjort bedömningen att mötet i fråga skapar mest mervärde om det sker fysiskt, så dyker faktiskt alla deltagare upp på plats.
De flesta har dock säkerligen erfarenhet från fysiska möten där arrangören lagt mycket tid på att förbereda aktiviteter som behöver genomföras på plats. I sista stund kommer ett samtal från någon som säger sig inte hinna in och i stället vill ha en länk. Plötsligt ändras förutsättningarna för mötet. Värdefull mötestid läggs på att styra om tekniken till ett hybridmöte och en pressad mötesarrangör tvingas i hast att ”skruva om” de planerade övningarna. Hela gruppdynamiken i rummet rubbas och fokus riktas mot en kamera i stället för relationsbyggande med dem man sitter bredvid. Att en enda person inte dyker upp som planerat, kan få en orimligt stor påverkan på ett mötes kvalité och resultat. Det är därför viktigt att alla organisationer har tydliga riktlinjer för vad som gäller för planerade möten.
Här är fyra väsentliga parametrar:
- Det är upp till mötesarrangören, att utifrån syftet och behovet med mötet, avgöra vilken typ av mötesform som ska användas; 100% fysiskt-, hybrid- eller 100% digitalt möte. Vi har tillit till att mötesarrangören har de bästa förutsättningarna för att avgöra detta och vald mötesform respekteras.
- Man kan inte kräva att få delta digitalt på ett möte där mötesarrangören bjuder in till ett fysiskt möte.
- Om man ges möjlighet att delta digitalt i ett möte, där avsikten egentligen är att alla ska delta fysiskt, kan det innebära att man endast ges möjlighet att lyssna in. Man kan då inte förvänta sig att t.ex. bli lika sedd och hörd eller kunna delta i olika övningar på motsvarande sätt som de som deltar fysiskt. (Det motsatta gäller för planerade hybrid- & digitala möten där likvärdiga förutsättningar bör gälla för alla.)
- Värna det fysiska mötet på så sätt att det används när fysisk interaktion verkligen skapar ett mervärde, så att deltagarna inte känner att de ”kommit in i onödan”.
Det oplanerade mötet
Det är många gånger i det oväntade mötet som kreativitet uppstår, i den spontana överhörningen mellan skrivborden som ett problem får sin lösning och vid eftermiddagsfikat när någon frågar vad jag gjort i helgen som jag känner mig sedd och del av en gemenskap. Det finns flera undersökningar som visar på att det är just de här oplanerade, men värdefulla ”mötena”, som är svåra att få till, när vi inte arbetar fysiskt tillsammans.
Tvång eller hot
I syfte att få till detta har vissa organisationer börjat beordra in sina medarbetare till kontoret betydligt oftare än vad medarbetarna själva tycker är nödvändigt. Är det rätt väg att gå? Jag tänker att tvång som organisatorisk strategi sällan är långsiktigt hållbar, men inte heller hot från medarbetarnas sida att de tänker sluta om de inte får jobba hemifrån. Hur blev vi två lag under pandemin – de som tvingar och de som hotar?
VI-perspektiv
Den enda vettiga vägen framåt är att vi alla i stället utgår från ett VI-perspektiv. Vad ska VI uppnå tillsammans och varifrån gör VI det bäst? Att vara anställd i en organisation är per definition en lagsport. Vill man köra sitt eget race får man bli egenföretagare. Så ja, absolut Laget före Jaget. Men även Laget kan tillsammans bestämma att alla eller någon arbetar hemifrån vid olika tillfällen. Det väsentliga är att utgångspunkten för vårt val av arbetsplats, är att det är arbetsrelaterat. Att frågan jag ställer mig på morgonen först och främst är, ”Skulle mina kollegor och det vi ska åstadkomma ges ett mervärde av att jag kommer in till kontoret idag?” snarare än ”Vill jag jobba hemifrån idag för att slippa pendla/ spara tid eller kunna ”fixa hemma” i pauser med tvätt, hantverkare, barn etcetera?”.
Ett tydligare VI-fokus från alla parter leder till en bra balans mellan både värdeskapande hem- såväl som kontorsarbete för både individ och organisation. En grupp som tillsammans värnar både Laget och alla olika Jag däri, är nyckeln till framgång.
*) Oliver Burkeman, ”Fyratusen veckor: Tidshantering för ett ändligt liv”, Natur Kultur Allmänlitteratur, 2021
