Vad är en arbetsplatsstrategi och varför behövs den?

När målet är att skapa arbetsplatser där medarbetarna själva verkligen vill vara räcker det inte med att bara leverera ett kontor.

Våra kontorsarbetsplatser har genom årtiondena i grunden ofta varit en och samma fysiska plats där allt arbete har utförts mellan givna tidpunkter från i princip ett och samma arbetsbord. De flesta kontor har sett likadana ut (egna skrivbord i rum eller öppen miljö, förvaring, mötesrum och fikaplats) och de har mest betraktats som en kostnadspost i budgeten. En del har gått till sin arbetsplats mest för att tjäna sitt levebröd, inte för att de känner ett engagemang i sina arbetsuppgifter. Framtidens konkurrensfaktor stavas Medarbetarupplevelse. Ett skifte från att skapa arbetsplatser där vi utgår ifrån att medarbetarna måste jobba, till att skapa arbetsplatser där medarbetarna vill arbeta och vara.

Arbetsplatsstrategin svarar på hur vi skapar bästa Medarbetarupplevelsen

I en Arbetsplatsstrategi svarar organisationen på hur de tänker skapa en genuin och framgångsrik Medarbetarupplevelse utifrån samspelet mellan människa, plats och teknik. Det är en uttalad plan för hur man ska arbeta, både individuellt och tillsammans, och vad för slags fysiska arbetsmiljöer (kontor, hem, co-working),  digitala verktyg och ledar- & medarbetarskap som behövs för att stödja det på bästa sätt. Medarbetarnas engagemang är slutmålet. Att nuvarande och potentiella nya medarbetare vill och attraheras av att arbeta i organisationen och där ges förutsättningar att leverera Kundupplevelser i världsklass. En framgångsrik Medarbetarupplevelse måste spegla den bästa Kundupplevelsen. Om ett affärsmål t.ex. är att främja innovation måste även Medarbetarupplevelsen andas innovation. Det går inte att arbeta på ett sätt internt och sedan försöka sälja något annat utåt.

Arbetsplatsstrategin som ett strategiskt verktyg

De flesta organisationer följer samma struktur för sitt styrande ramverk. Det finns en ledstjärna i organisationens vision och mission, en strategi för hur man tänker ta sig dit och en värdegrund att bottna i för hur man bör bete sig på vägen dit. Däremellan finns ett antal mål som organisationen som helhet ska nå upp till, nedbrutet på gruppnivå och slutligen på individnivå. Jag som medarbetare ska känna en tydlighet i vad som förväntas av mig och hur mina leveranser bidrar till helheten.

Det Arbetsplatsstrategin gör är att addera ett mer handfast och operativt lager som ger en organisation ett slags ”best practice” för hur, var och med vilka digitala verktyg vi arbetar bäst.

En sammanfattande målbild av arbetsplatsstrategin kan också utgöra en kommunikativ plattform för att beskriva och kommunicera kring den önskade (framtida) arbetsplatsupplevelsen. Det kan vara t.ex. inför en förändring av arbetssättet eller arbetsmiljön, ”Så här ska våra nya arbetsplatser se ut och fungera!” eller för att kommunicera sitt arbetsgivarvarumärke gentemot önskade talanger, ”Det här får du om du börjar jobba hos oss!”.

Någon måste äga Arbetsplatsstrategin

Medarbetarupplevelsen är summan av allt som en anställd upplever under sin tid i organisationen. Själva Arbetsplatsstrategin är därför ett strategiskt initiativ som måste involvera allt från Fastighet, Facility Management och IT till HR, Intern Kommunikation och Marknad. Detta gäller inte bara i projektform vid en eventuell implementering av ett ”nytt arbetssätt & kontor”. En organisation bör ha en struktur och en roll/ansvarig i linjeverksamheten för själva Arbetsplatsstrategin och hur den bästa Medarbetarupplevelsen ska skapas, bevaras och vidareutvecklas. En roll/ansvarig som verkar tillsammans med Fastighet, Facility Management, IT, HR, Intern Kommunikation och Marknad men som i sig också har mandat att kravställa utifrån strategin.

Vill du veta mer om hur du och din organisation kan arbeta fram en Arbetsplatsstrategi, kontakta Jennica Lenning och Mindmove.