Restriktionerna har släppt och det är praktiskt möjligt att gå tillbaka till kontoren. Trots det gapar flertalet arbetsplatser förhållandevis tomma. Några medarbetare lämnade hemmet sekunden det var möjligt, medan andra bävar för att behöva pendla till jobbet igen. Vi har alla olika behov för att vi ska känna oss engagerade i vårt arbete. Men vad innebär dessa nya val som uppstår för en arbetsgivare?
1 – Välj grad av mobilitet och flexibilitet
Det första valet handlar om vilken grad av mobilitet och flexibilitet man vill erbjuda. Vi ser just nu hela spektrumet av olika arbetsmodeller på arbetsmarknaden. Allt från organisationer som erbjuder sina medarbetare att arbeta fullt ut på distans d.v.s. att du inte behöver dyka upp på kontoret överhuvudtaget (eller att organisationen inte ens har ett eget kontor) till organisationer som kräver en full återgång till kontoret. Flertalet organisationer placerar sig någonstans mitt emellan och erbjuder sina medarbetare en modell där de kan arbeta från annan plats ett visst antal dagar i veckan, men också finnas tillgängliga på kontoret ett visst antal dagar.
Men kontorsnärvaro är inte ett kvantitativt beslut utan ett kvalitativt beslut. Hybrid produktivitet maximeras genom att avgöra vad som görs bäst från kontoret och vad som görs bäst hemifrån eller den tredje platsen. Hur många dagar som i realiteten kommer spenderas på respektive arbetsplats är därmed bara en konsekvens av svaret på frågan “Vad gör vi bäst var?”.
2 – Välj möjliga platser att arbeta från
Det andra valet handlar om vilka platser man erbjuder sina medarbetare att arbeta från.
Kontoret
Kontoret har genom årtionden varit den primära arbetsplatsen. Men redan före pandemin hade vårt synsätt på arbete förändrats, där arbete inte längre är en plats man går till utan något man gör. Även om trendundersökningar förutspår att vi kommer dra ner på våra kontorsytor, utgör dessa fortfarande basen för de flesta organisationer för samverkan och kulturbyggande. De flesta kontor behöver dock dimensioneras om med ny funktionalitet, för att bättre supportera de aktiviteter man framöver vill göra på kontoret.
Hemma
Under pandemin blev hemmet den primära arbetsplatsen för merparten av alla tidigare ”kontorsarbetare”. De som har goda förutsättningar att fokusera i sin hemmiljö har visat sig fortsatt ha hemmet som förstahandsval när det gäller individuellt arbete. De söker sig däremot gärna till kontoret eller den tredje arbetsplatsen för olika former av samverkan och samhörighet. Andra behöver fortsatt kontoret för att utföra fokusarbete. Beroende på i vilken utsträckning en organisation framöver kommer erbjuda hemarbete, behöver man också ta ställning till vilken arbetsutrustning man måste/ vill tillhandahålla till hemmakontoren.
Den tredje arbetsplatsen
En global undersökning från Accenture där närmare 10.000 människor från 19 länder deltog, däribland Sverige, visar att tre av fyra vill kunna jobba på en tredje arbetsplats, utöver hem och kontor. Med tredje arbetsplatsen menas oftast att man har tillgång till att arbeta från olika typer av co-workingplatser. Vi börjar idag se organisationer där alla medarbetare arbetar ”100% på distans” och där organisationen har valt bort ett eget kontor och i stället erbjuder tillgång till ett nätverk av co-workingplatser. Det finns också nya aktörer som t.ex. Flowpass som erbjuder en plattform med både ett medarbetar- & administrativt gränssnitt där företag enkelt kan erbjuda sina medarbetare flexibilitet att arbeta där de befinner sig.
3 – Skapa ett gemensamt ramverk för ert distribuerade arbetssätt
En organisation måste också skapa ett gemensamt ramverk och förhållningssätt, ett slags ”Best-Practice” för hur man framgångsrikt får saker gjort och hur man samarbetar inom organisationen, när medarbetarna fysiskt kan befinna sig på olika platser. Det finns ett flertal områden man behöver ta ställning till, t.ex.:
- Hur man följer upp resultat och beteenden?
- Vad man kommunicerar i vilka kanaler?
- Hur och när man håller vilka typer av möten; enbart fysiska, enbart digitala eller hybrida?
- Hur man sparar och delar dokumentation?
- Hur man skapar förutsättningar för både produktivitet, effektivitet och kreativt nyskapande?
- Hur man skapar en känsla av inkludering, tillhörighet och samhörighet?
Vilken typ av lösning är mest framgångsrik?
Vilken typ av arbetsmodell ska då en organisation välja för att vara framgångsrik? Svaret stavas E-N-G-A-G-E-M-A-N-G. Det är bara engagerade medarbetare som levererar kundupplevelser i världsklass och stannar kvar hos sin arbetsgivare. Vilken typ av arbetsmodell man väljer behöver därför spegla önskemålen hos den målgrupp av medarbetare som man vill attrahera.
Än viktigare är att faktiskt ha en tydlig viljeriktning. Alla organisationer behöver sätta sig i förarsätet för sin egen utvecklingsresa och forma sin Arbetsplatsstrategi utifrån de nya ställningstaganden som uppstått Post Covid. För om du inte vet vart du ska, så spelar det inte heller någon roll vilken väg du tar, som katten i Lewis Carrolls ”Alice i underlandet” skulle ha sagt.
