Hybridarbete är här för att stanna. Vi har sett flera positiva effekter som ökad individuell produktivitet, bättre balans mellan jobb och fritid och minskade klimatpåverkande resor. Men vi har också utmaningar att hantera.
Vissa organisationer sitter med tomma kontor, kämpar med att få till effektiva samarbeten eller få till kreativitet och nytänkande för att kunna utveckla både affär och verksamhet. Några upplever svårigheter med att välkomna nya medarbetare eller saknar känslan av samhörighet och gemenskap. Dessutom upplever många chefer i större utsträckning än medarbetare att distansarbete är ett hinder, vilket skapar bromsande motsättningar. Så hur skapar vi de bästa förutsättningarna för ett framgångsrikt hybridarbete?
De 10 framgångskriterierna
Mindmove presenterar 10 framgångskriterier som lägger grunden för en lyckad strategi för hybridarbete.
1. Arbetsplatser
Hybridarbete är för de flesta synonymt med att alternera sina arbetsdagar mellan kontoret och hemma. Men behöver valmöjligheten stanna där? Eller kommer framtiden bjuda på en ännu bredare, mer flexibel och därmed attraktivare palett av arbetsplatser? Att addera ”den tredje arbetsplatsen” i form av co-working, professionella arbetsplatser nära där medarbetarna är, är på frammarsch. Att skapa sitt attraktiva nätverk av möjliga platser som en medarbetare kan arbeta ifrån är första steget.
Nästa fråga är hur ofta vi ska jobba från de olika ställena. 60% på kontoret och 40% hemma verkar ha blivit lika vanligt som svensk mellanmjölk. Men kontorsnärvaro är inget kvantitativt beslut utan ett kvalitativt beslut. Hybrid produktivitet maximeras genom att avgöra vad som görs bäst från kontoret och vad som görs bäst hemifrån eller den tredje platsen. Det sista steget blir därför att utforma och optimera alla arbetsplatser utifrån den typ av arbetsuppgifter vi aktivt bestämt ska utföras just där.
2. Vision, mission & värdegrund
När vi arbetar från olika platser är det ännu viktigare än tidigare att vi har en tydlig gemensam riktning som övergripande guidar oss i vårt dagliga arbete. Vår vision, mission och värdegrund sätter agendan för vad vi vill uppnå på lång sikt. Men de behöver också bli användbara ledstjärnor för våra dagliga aktiviteter och stötta oss i de vägval och prioriteringar vi behöver göra längs vägen. Så att vi alla jobbar mot samma sak, oavsett var vi är.
3. Målstyrning
Det fanns en tid då ”FaceTime” betydde vikten av att visa upp sig på kontoret, gärna tidiga morgnar och sena kvällar, för att det skulle framstå som om man arbetade ambitiöst och mycket. Men nu vet vi bättre. Att kontoret inte alltid är den bästa platsen för ett väl utfört arbete. En del chefer vill dock fortfarande ha in sina medarbetare på kontoret av just denna anledning – att se vad de gör. Hybrid framgång ligger i förmågan att leda och utvärdera prestation utifrån vad och hur vi gör det och inte varifrån vi gör det.
4. Självledarskap
Att arbeta på distans innebär många gånger en mer ensam arbetsvardag än tidigare. Även om det är självvalt och att vi upplever att vi får mer gjort och kan ”beta av” saker hemifrån, så kräver det att vi har en egen inre motor som driver oss. Förmågan att planera och strukturera sina arbetsdagar så att de långsiktigt tar både individ, team och organisationen mot den övergripande visionen och målet är en framgångsfaktor.
5. Kommunikation
Ett distribuerat arbetssätt bygger självklart på att vi använder olika digitala kanaler för att kommunicera med varandra. Men det finns så många. Det plingar och plongar mest överallt. Från de mer klassiska som telefon, sms och mail till chat, video och olika team och kanaler i t.ex. Teams. Det kan också vara organisationens intranät, digitala infotavlor på kontoret eller kommunikationsappar som Slack och What’s App. Vi hittar också ofta info om vår organisation på FaceBook, Instagram, LinkedIn eller Twitter. Det ena behöver inte utesluta det andra. Men framgång kommer utifrån en tydlighet kring vad vi kommunicerar i vilka kanaler. Så att jag som individ kan rikta min uppmärksamhet till rätt kanal, vid rätt tillfälle.
6. Möten
Möten får gärna vara både värdeskapande, engagerande och effektiva. Receptet för att åstadkomma det kan vara helt olika beroende på mötesform; helt fysiskt möte, helt digitalt möte eller ett hybrid möte. Utmaningen är att vi oftast håller möten på samma sätt som vi alltid gjort, men adderar en länk. Det räcker inte längre. Vi behöver utveckla både mötesstruktur, tekniker, verktyg och kultur som passar för varje vald mötesform. Och inte minst vara tydliga med vilken typ av mötesform som är lämpligast för vilken typ av möte. Det ska t.ex. inte styras av att en individ plötsligt har hantverkare hemma och inte kan komma in på kontoret den dagen då någon omsorgsfullt har planerat en fysisk workshop.
7. Informationsdelning
Pappershögarna är borta. Med digital dokumenthantering går nu allt enkelt att hitta eller ”finns det i sjön” som många uppgivet brukar sucka när de gett upp om att hitta det de behöver? Allt vårt arbetsmaterial behöver vara tillgängligt, sökbart och säkert oavsett tid, plats och typ av enhet. Det lägger grunden för ett effektivt informationsutbyte i en hybrid arbetsvärld. Det låter enkelt, men just här utmanas många organisationer. En planerad lösning finns ofta på agendan, men som en surdeg som ingen riktigt orkar ta tag i.
8. Samarbete & produktivitet
Oliver Burkeman har uttalat paradoxen som klokt sammanfattar en av de största utmaningarna med hybridarbete. ”Varje utökning av friheten att råda över sin egen tid medför en motsvarande minskning av möjligheterna att samordna sin tid med andras.” Det är helt enkelt den här balansgången vi måste bemästra. Men behöver vi alltid samarbeta i realtid? Den digitala tekniken har revolutionerat våra möjligheter till asynkront samarbete. Funktionerna där vi kan jobba i samma dokument, redigera och kommentera gör att vi kan samarbeta och bygga vidare på varandras inspel utan att vi behöver samordna vår tid för att kunna göra det.
Ett framgångsrikt hybridarbete behöver oaktat teknikens möjligheter mer av teamfokus än individfokus. När vi frågar oss på morgonen om vi ska åka in till kontoret eller ej utgår frågeställningen inte sällan från de egna behoven; Jag kan fokusera bättre hemma, jag har bara en rad av digitala möten oavsett, jag vill slippa pendla/ spara tid eller behöver “fixa hemma” i pauser m.m. Vi skulle med fördel behöva addera frågan ”Skulle mina kollegor och det vi ska åstadkomma som grupp/organisation ges ett mervärde av att jag kommer in till kontoret idag?”. Bara för att jag inte behöver vara på kontoret, betyder det inte att mina kollegor inte har behov av mig.
Ett produktivt samarbete tar därför avstamp i dialog och överenskommelser om var, när och hur vi ska samarbeta. Det räcker inte att bara dyka upp på kontoret någon dag i veckan och tro att samarbete därmed ska uppstå av sig själv. De du vill samarbeta med kanske inte ens är där just den dagen.
9. Samhörighet & gemenskap
En av de främsta utmaningarna för hybridarbete är just att få till känslan av samhörighet och gemenskap. Vi kan klara av att göra det mesta framför en skärm. Till och med en digital fika om så bjuds. Men mänsklig kontakt är ett grundläggande behov och kan inte ersättas fullt ut av teknik. Därför behöver vi värna det fysiska mötet, när och hur det ska ske. Att aktivt bjuda in till attraktiva fysiska träffar, både arbetsrelaterade och sociala är en framgångsfaktor. Det kan vara allt från en kreativ workshop eller inspirerande frukostseminarium till en After Work eller brännbollsmatch. Det viktiga är att vi från och till gör roliga saker tillsammans fysiskt som engagerar, skapar positiva känslor och bygger relationer. Det bygger samhörighet och gemenskap.
Men kan vi bara känna samhörighet och gemenskap när vi ses fysiskt? Såklart inte. Här kan vi behöva luta oss mot det första kriterier om vår gemensamma vision, mission och värdegrund som något som faktiskt håller oss samman. Håll gärna övningar med teamet för att löpande återkomma till vad ni står för och vad som är viktigt i er organisation.
Men samhörighet och gemenskap skapas också av det enkla i vardagen. Rusa inte alltid bara in i den digitala mötesagendan. Ta tid för t.ex. incheckningar, feedback-rundor och att fira framgångar.
10. Hälsa & trygghet
Hur säkerställer vi en hälsosam och trygg arbetsmiljö när vi arbetar från olika platser? Den sista framgångsfaktorn spänner över allt från arbetsgivarens arbetsmiljöansvar, ergonomi och särskilda behov till brandskydd av flexibla kontor (hur vet vi vilka som är där?) och försäkringsskydd vid olyckor t.ex. om vi halkar på altanen hemma under en jobbdag. Men det innefattar också vårt fysiska och psykosociala välmående. Många upplever en ökad balans mellan jobb och fritid i det hybrida arbetslivet. Men för några kan ensamheten vid hemarbete vara påfrestande medan andra inte kan sluta jobba. När vi inte ser varandra fysiskt varje dag behöver vi hitta nya vägar för att alla som vill ska få höra ett ”Hej, hur mår du idag?”.
Interaktiv workshop: Hur väl uppfyller ni de 10 framgångskriterierna?
Mindmove erbjuder en interaktiv workshop för ledningsgrupper, team eller hela organisationer som vill utveckla sitt hybrida arbetssätt. Ni kommer i realtid få utvärdera och betygssätta er egen organisation utifrån ovan 10 framgångskriterier. Ni får tydlig guidning i att identifiera var ni har era styrkor och kritiska områden att utveckla och vilka åtgärder som krävs. Det ger er en ovärderlig överblick över vilka områden ni behöver fokusera på för att ta er arbetsplatsstrategi och medarbetarupplevelse till nästa nivå.
Vill du veta mer om workshopen och boka, se här.
