Att arbeta 60% av arbetsveckan på kontoret och 40% på distans verkar ha blivit lika vanligt som svensk mellanmjölk. Undantag finns, allt från organisationer där du knappt behöver dyka upp på kontoret överhuvudtaget till organisationer som kräver full kontorsnärvaro. Vilket vägval är mest framgångsrikt? Och hur designar vi våra kontor utifrån det?
Kontorsnärvaro är inget kvantitativt beslut
Det läggs fortfarande mycket fokus på tidsfördelning, oavsett om man driver hypotesen full kontorsnärvaro, remote-first eller någonting där emellan.
Men i en framgångsrik arbetsplatsstrategi är andelen kontorsnärvaro inget kvantitativt beslut utan ett kvalitativt beslut. Hybrid produktivitet maximeras genom att avgöra vad som görs bäst från kontoret och vad som görs bäst hemifrån eller på en tredje plats. Hur många dagar som i realiteten kommer spenderas på respektive arbetsplats är därmed bara en konsekvens av svaret på frågan “Vad gör vi bäst var?”.
Inget egenvärde i att fylla tomma kontor
Vi planerar många gånger att arbeta hemifrån utifrån att vi har aktiviteter den dagen som bäst lämpar sig bäst för det*. Vi kanske ska sitta i flera digitala möten med andra som det oavsett inte går att träffa fysiskt. Alternativt så behöver vi lugn och ro för individuellt fokusarbete. Eller så ska vi samarbeta asynkront och leverera vårt egna bidrag till helheten.
*) Vissa planerar dock sitt hemarbete utifrån vilken dag hantverkaren kommer. För mer tankar kring detta, läs här.
Men det är sällan vi planerar på samma sätt för våra kontorsdagar. Vi går dit (för det är ”kontorsdag”), tar en kaffe och tar det därifrån eller dit möteskalendern pekar oss.
Organisationen har däremot ofta stora förhoppningar om vad som ska hända när alla är inne på kontoret. Det är då vi ska ”bygga kultur”, ”stärka gemenskapen”, ”samarbeta effektivt”, ”utveckla affären” och ”träffas spontant vid kaffemaskinen och utbyta erfarenheter över verksamhetsgränserna”. Men inget av det händer av sig självt bara för att medarbetarna dyker upp på kontoret när de känner för det. Och det är inte heller säkert att kontoret är den enda platsen för att det ska hända.
Arbetssättsanalys för att välja rätt modell
För att kunna välja rätt arbetsplatsmodell behöver varje organisation först göra en grundlig analys av:
- vilka olika aktiviteter, både individuella och gemensamma, som man vill ska ske för att organisationen ska nå dit man vill (ett tydligt vad och varför)
- på vilket sätt man vill att aktiviteterna ska ske (hur, när, med vilka o.s.v.)
När den bilden är tydlig kan vi börja fundera på varifrån (vilken arbetsplats) och med vilka digitala verktyg aktiviteterna i så fall görs bäst.
Det är först när vi har svaren på denna Arbetssättsanalys som vi också vet vilken arbetsplatsmodell som är mest framgångsrik för organisationen i fråga; full kontorsnärvaro, remote-first eller någonting där emellan.
Vilken typ av arbetsplatsmodell man väljer behöver också spegla önskemålen hos den målgrupp av medarbetare som man vill attrahera. Det är bara engagerade medarbetare som levererar kundupplevelser i världsklass och stannar kvar hos sin arbetsgivare. Har man en modell som t.ex. går stick i stäv med vad ens eftertraktade topptalanger vill ha, behöver man ta sig en funderare på att antingen skruva i arbetsplatsmodellen eller se sig om efter en annan målgrupp.
Låt alla kvadratmeter jobba på bästa sätt
Utifrån Arbetssättsanalysen läggs också grunden för att skapa ett attraktivt, engagerande och kostnadseffektivt utbud av möjliga platser som medarbetarna kan arbeta ifrån. Nästa steg blir därför att välja vilka platser man vill erbjuda och att funktionellt designa och utforma dem utifrån resultaten av Arbetssättsanalysen/ verksamhetsbehoven.
1. Kontor
Ett eller flera kontor som är placerade där vi behöver dem, dimensionerade i sin storlek utifrån hur mycket vi faktiskt är där och inredda och designade för att specifikt stötta alla de aktiviteter vi vill ska göras just där. Gör det attraktivt att vilja komma dit! Omställningen av våra kontor har bara precis börjat.
2. Hemma
Möjlighet att arbeta hemifrån med de arbetsuppgifter vi anser görs bäst där och utifrån det stötta med rätt digitala verktyg och annan arbetsplatsutrustning. Jobba parallellt med att utveckla det distribuerade arbetssättet för effektiv och engagerande samverkan, oavsett var vi sitter för dagen.
3. Den tredje platsen (delade kontorsytor, co-working m.m.)
Eventuellt erbjuda ett kompletterande nätverk av co-working platser (externa eller interna) som alltid finns nära där vi är. Dessa kan också fungera som ventil vid peakar för att inte överdimensionera kontoren för enstaka tillfällen då närvarograden skjuter i höjden. Det kan också vara att dela kontorsytor, hela eller delar av, med andra organisationer. Det är inte minst genom denna del som en helt ny typ av kostnadseffektiv flexibilitet kan uppnås för organisationen, samtidigt som medarbetarna kan ges ett utökat attraktivt serviceutbud.
Vill ni ha mer attraktiva, engagerande och kostnadseffektiva kontor?
I Mindmoves ”Snabbskanning av Arbetsplatsmodell” görs en kartläggning av arbetssätten för att förstå vilka aktiviteter som görs bäst från vilken arbetsplats och vad som behövs för att supportera det på bästa sätt. Den lägger också grunden för att skapa ett utbud av arbetsplatser som är mer attraktiva, engagerande och välsupporterande utifrån medarbetarnas och verksamhetens behov och samtidigt mer kostnadseffektivt för organisationen att drifta. För mer info, se här.
